SarjanaEkonomi.Co.ID – Hai sobat sarjanaekonomi.co.id pada pembahasan kali ini akan membahas tentang Sekretaris. Mulai dari pengertian, fungsi serta tujuannya secara lengkap. Simak penjelasannya dibawah ini.
Pengertian Sekretaris
Sekretaris dari segi asal katanya yakni dari istilah sekretaris yang asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia.
Kata “secretum” kemudian juga berubah menjadi suatu kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi suatu kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk juga ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” .
Jadi, dengan kata lain Sekretaris merupakan seorang pegawai atau seorang karyawan yang memiliki tugas yang berhubungan dengan rahasia suatu perusahaan atau organisasi.
Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
1. Betty Hutchinson dan Carol Milano
Sekretaris adalah seorang yang profesional. Sebagai Profesional, Anda juga diharapkan menampilkan macam-macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
2. C. L Barnhart
Sekretaris adalah seorang yang melakukan suatu korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau suatu organisasi.
Seorang kepala pejabat pemerintah yang juga mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu. Sebuah perabotan untuk dapat dipakai sebagai meja tulis dan sebuah meja dan rak buku yang ada di atasnya.
3. H. W Fowler dan F. G Fowler
Sekretaris adalah seorang yang bekerja pada orang lain untuk dapat membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan suatu informasi, dan masalah-masalah lain.
Pegawai yang sudah ditunjuk oleh para masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk bisa melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya dan menteri yang mengepalai suatu kantor pemerintahan.
4. M. Braum dan Roman
Sekretaris adalah seorang pembantu dan seorang pimpinan yang dapat menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, dan juga memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan harus bisa melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan untuk dapat meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut.
5. Louis C. Nahassy dan William Selden
Sekretaris adalah salah seorang pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer.
Tugas-tugasnya ini biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam suatu bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, dan mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris juga sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
6. Wursanto
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas untuk bisa membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
7. The Liang Gie
Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya dalam hal menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.
8. Saiman
Sekretaris adalah seorang pegawai yang memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis, atau suatu kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.
9. Hartiti Hendrato & Tulus
Sekretaris adalah seorang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan suatu tugas perkantoran.
10. Webster
Sekretaris adalah seorang pegawai yang dapat memelihara sebuah harkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang akan mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan.
11. Webster New Dictionary of American Language College
Sekretaris merupakan salah satu seorang karyawan yang mengatur data, mengurus korespondensi atau tugas menulis lainnya untuk keperluan suatu perusahaan atau atasan.
Tugas Pokok dan Umum Sekretaris
- Menjawab sebuah telepon dan memberikan informasi kepada penelepon, mengambil pesan, atau pengalihan panggilan kepada individu yang tepat.
- Mengatur suatu konferensi, pertemuan, dan pemesanan perjalanan bagi personil kantor.
- Menulis, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi rutin, dan juga membuat laporan.
- Menyapa para pengunjung dan penelepon, menangani pertanyaan mereka, dan mengarahkan mereka ke orang yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka.
- Mencari dan melampirkan file yang sesuai untuk sebuah korespondensi yang membutuhkan balasan.
- Menerima sebuah pemberitaan email, materi promosi, dan informasi lainnya.
- Penjadwalan dan dapat mengatur acara.
- Membuat sebuah salinan dari korespondensi dan barang cetakan lainnya.
- Menjadwal dan mengkonfirmasi suatu janji dengan klien, pelanggan, atau pengawas.
- Mengumpulkan dan menyalurkan dana dari suatu rekening kas, dan menyimpan catatan dari koleksi dan pengeluaran.
- Melakukan pencarian untuk dapat menemukan informasi yang dibutuhkan, menggunakan sumber seperti Internet.
- Mengkoordinasikan suatu konferensi dan pertemuan.
- Menetapkan sebuah prosedur kerja dan jadwal, dan melacak pekerjaan sehari-hari staf administrasi.
- Belajar untuk dapat mengoperasikan teknologi baru di kantor baru untuk dikembangkan dan diimplementasikan.
- Mengelola proyek, dan juga dapat memberikan kontribusi kepada panitia dan tim kerja.
- Mengoperasikan suatu sistem surat elektronik dan mengkoordinasikan arus informasi baik secara internal maupun dengan organisasi lain.
- Mempersiapkan dan juga cek email.
- Memberikan suatu layanan kepada pelanggan, seperti penempatan pesanan dan informasi account.
- Mereview atau mengulas pekerjaan para staff untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa, memastikan bahwa kebijakan format yang ditetapkan oleh perusahaan diikuti, dan merekomendasikan revisi.
- Mengawasi para staf administrasi lainnya, dan memberikan pelatihan dan orientasi staf baru.
- Mengoperasikan berbagai peralatan kantor seperti mesin fax, mesin fotokopi, dan sistem telepon, dan menggunakan komputer untuk sebuah spreadsheet, pengolah kata, manajemen database, dan aplikasi lainnya.
- Mengisi sebuah buku harian.
- Mengelola suatu database.
- Perekrutan, pelatihan dan pengawasan para staff junior.
- Menerapkan suatu prosedur baru dan sistem administrasi.
Fungsi Sekretaris
Fungsi Terhadap Atasan
Adapun fungsi sekretaris terhadap atasan yaitu sebagai berikut :
- Sebagai penentu suatu kebijakan yang bersifat adil bagi pegawai, berkaitan dengan pengaturan pada posisi yang sesuai dengaan kehalian masing-masing.
- Sebagai suatu sumber yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi tugas dan fungsinya.
- Sebagai penerus keinginan dari pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
- Sebagai sebuah alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan pimpinan.
- Sebagai faktir penunjang dalam suatu keberhasilan sebuah perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
Fungsi Terhadap Bawahan
Adapun fungsi sekretaris terhadap bawahan yaitu seperti berikut :
- Sebagai sarana pemberi suatu motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat bekerja dengan baik dan lancar sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
- Memberikan rasa bangga terhadap para bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan atau organisasi.
- Menerima suatu pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi.
- Mengadakan suatu pendekatan pada bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan keinginan bawahan.
Tujuan Sekretaris
- Menjamin kelancaran berlangsungnya berbagai kegiatan suatu organisasi maupun perusahaan dan bertanggung jawab dalam kegiatan yang rutin yang dilakukan dalam perusahaan tersebut dengan menyalurkan pengetahuan yang dimilikinya seperti ilmu tentang suatu hubungan antar manusia, perbankan, komunikasi, bisnis perusahaan, statistik dan keuangan serta ilmu-ilmu pengetahuan yang lainnya.
- Sekretaris juga dapat menjadi suatu acuan pertama bagi para pimpinannya yaitu tempat merundingkan hal-hal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau organisasi.
- Membantu kelancaran berbagai kegiatan pimpinan terutama pada hal kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana, tetapi dalam prakteknya juga cukup sulit karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan ataupun organisasi.
- Meningkatkan citra atasan, dalam hal ini seorang sekretaris juga dituntut untuk menjaga nama baik atasan dalam hal apapun, baik dalam lingkungan suatu perusahaan maupun di luar perusahaan tersebut seperti dalam sebuah lingkungan masyarakat sekitar perusahaan.
- Memperlancar berbagai kegiatan ketatausahaan di kantor seperti mengetik,komputer, kearsipan, dan penggandaan suatu dokumen yang diperlukan oleh suatu perusahaan.
- Mempererat suatu hubungan antara atasan dengan para bawahan dalam hal komunikasi satu sama lain, karena hal itu sekretaris dapat dikatakan sebagai sebuah media penghubung antara dunia luar dengan perusahaan dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
- Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam suatu bentuk penyusunan jadwal kerja harian dalam suatu perusahaan ataupun organisasi.
Jenis – Jenis Sekretaris
- Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan ialah seseorang yang bertugas untuk bisa membantu pimpinan untuk mengerjakan kantor secara rutin.
- Sekretaris Organisasi
Seorang sekretaris organisasi ini harus mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan suatu unit kerja pada bidang sekretaris.
- Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi ialah seorang sekretaris yang mengelola suatu tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.
Tanggung Jawab Sekretaris
- Bertanggung jawab untuk melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
- Bertanggung jawab dalam catatan administrasi yang efektif.
- Bertanggung jawab untuk menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
- Bertanggung jawab dalam sebuah komunikasi dan korespondensi.
Keterampilan Yang Dibutuhkan Sekretaris
- Kemampuan interpesonal
- Keterampilan kerja tim
- Kemampuan berorganisasi
- Keterampilan negosiasi
- Ketegasan
- Manajemen waktu
- Pengambilan keputusan dan keterampilan pemecahan suatu masalah.
- Kemampuan berkomunikasi
Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Sekretaris : Pengertian, Tugas, Fungsi, Tujuan, Jenis, Keterampilan & Tanggung Jawabnya Lengkap. Semoga para sobat sekalian bisa bertambah ilmu pengetahuannya dan bermanfaat bagi kehidupan. Terima Kasih.
Baca Juga Artikel Lainnya :
