SarjanaEkonomi.Co.Id – Saat ini banyak sekali orang yang ingin bekerja untuk menjadi pagian dari posisi Staff Back Office, tapi sayangnya tidak semua orang telah mengetahui dengan secara jelas apa sebenarnya tugas utama pada Staff Back Office dan kualifikasi seperti apa yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan untuk menempati posisi sebagai Staff Back Office.
Staf Back Office sering terdapat di Bank konvensional, tentu ini bukanlah hal yang asing lagi bagi sebagian orang. tetapi masih ada beberapa orang yang belum mengerti mengenai apa itu arti dari Staf Back Office dan apa tugas-tugasnya. Jika kamu belum paham sepenuhnya tentang posisi Staff Back Office , maka saya akan memberikamu penjelasan secara lengkap tentang Staff Back Office, agar kamu dapat memahaminya lebih dalam lagi, selamat membaca.
Pengertian Back Office
Back Office merupakan bagian terpenting dalam suatu perusahaan, akan tetapi pada banyak orang yang tidak memahami dengan secara detail seperti apa tugas sebagai staff back office itu sendiri. terkadang ada yang tidak sesuai dengan syarat kualifikasi seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh pihak perusahaan. Padahal staff back office memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk melakukan kegiatan di sebuah perusahaan.
Fungsi Back Office
Back Office mempunyai fungsi salah satu fungsi penting dari back office pada sebuah perusahaan karena posisi back office ini sangat strategis dalam membantu kegiatan-kegiatan pada sebuah perusahaan. pada posisi back office ini perlu tenaga kerja yang profesional dengan keahlian yang sangat baik di beberapa bidang terkait.
Dengan kata lain, tidak semua orang dapat menempati posisi back office ini. Staf Back Office merupakan posisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah laporan marketing atau penjualan, dan bertanggung jawab sepenuhnya atas laporan keuangan atau urusan dalam bidang administrasi.
Tugas Pengendalian Back Office
Back Office sendiri terpisah dari Dealing Room dan harus adanya pada pemisahan tugas segregation of duty antara kegiatan yang telah dilakukan staff The Dealing Room dangan Staff Back Office. Tugas pengendalian yang dilakukan oleh Back Office meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Pengendalian Konfirmasi
Semua konfirmasi pada proses transaksi keluar ataupun masuk yang sudah dilakukan oleh The Dealing Room hanya boleh diterbitkan dan diterima oleh pihak Back Office. Selisih pada saat transaksi secara detail, konfirmasi yang tidak diterima atau penerimaan konfirmasi tanpa adanya aplikasi, harus dapat diselesaikan dengan secepat mungkin untuk dapat menghindari adanya eksposure pada risiko yang tidak tercatat.
2. Pengendalian Terhadap ‘Dealing Account’
Rekonsiliasi segera terhadap semua ‘dealing account’ pada pengendalian yang sangat penting untuk dapat meyakini akurasi dari identifikasi eksposure risiko. Selisih, pada konfirmasi yang tidak diterima atau penerimaan cost tanpa ada aplikasinya harus dapat diselesaikan segera untuk menghindari eksposure risiko yang tidak tercatat. Selisih dan item yang tidak selesai dalam sebuah rekening ini harus dapat ditempatkan di bawah pengawasan khusus manajemen satu dan lain. Hal ini akan mengingat suatu saat hal-hal tersebut mungkin dapat mempunyai pada suatu dampak yang signifikan terhadap likuiditas, dalam penyajian eksposure risiko yang tidak benar atau terjadinya fraud atau kolusi.
3. Penilaian Ulang dan Marking To Market
Semua jumlah dalam sukubunga yang dipakai oleh pihak bank untuk melaksanakan marketing risiko pasar to market dipakai untuk menilai ulang pada aset atau keperluan model analisis risiko, seperti analisis Value at Risk harus dari sumber yang secara independen dari Dealing Room. Hal ini bertujuan untuk menghidangkan asesmen yang independen pula terhadap risiko dan performance. Apabila pada bank sudah membentuk fungsi Middle Office, maka tanggung jawab ini dapat dilakukan oleh Middle Office.
4. Pemantauan dan Pelaporan Limit Risiko
Pelaporan pada pemakaian limit risiko harus dapat dipertahankan oleh Back Office secara independen dari Dealing Room daripada limit risiko. Selain itu, Back Office juga harus dapat memelihara pada semua sistem limit dan akses terhadap semua sistem limit seperti counterparty limit, overnight limit dsb, harus diamankan supaya tidak digunakan oleh yang tidak berhak. Apabila bank sudah membentuk Middle Office, fungsi ini dapat dialihkan kepada Middle Office.
5. Pengendalian Terhadap Sistem Pembayaran
Prosedur dan sistem ketika akan melakukan proses pembayaran sebaiknya dapat menggunakan mekanisme ‘dual control’ di Back Office yang independen dari fungsi ‘dealing’. Pembayaran di setiap waktu harus dengan aman dari akses penyogokkan dan dari mereka yang tidak berwenang.
Tugas Utama Back Office
Tugas utama Staff Back Office adalah harus bertanggung jawab dalam mengatasi semua urusan berupa laporan-laporan pada penjualan atau pemasaran, keuangan atau pun masalah administrasi. dapat melayani atau pun menanggapi pada keluhan pelanggan dengan secara langsung bukanlah tugas dari seorang Staff Back Office. Inilah beberapa tugas dari seorang Staff Back Office:
Mengelola urusan utang piutang
- Mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan pengontrolan barang yang tidak terlalu laku untuk di kemudian dapat diganti dengan yang baru.
- Memiliki tanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pada pemesanan barang terhadap supplier.
- Memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengontrolan barang pada barang yang akan mendekati masa kadaluarsa.
- Memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pengontrolan stock barang yang sudah hampir habis.
Syarat-Syarat Menjadi Back Office
Di atas adalah tugas utama dari Staff Back Office. Untuk itu tenaga kerja yang telah menempati posisi sebagai Staff Back Office, harus mempunyai kemampuan-kemampuan di bawah ini dalam menjalankan suatu dalam bekerja:
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengendalikan komputer paling tidak Ms. Office. Hal ini wajib karena pekerjaan seorang Staff Back Office tidak jauh dari komputer.
- Harus mempunyai kemampuan untuk berbicara secara baik, teliti dan jujur. Dengan begitu, pada koordinasi antar Staff Back Office dapat berjalan dengan baik dan pekerjaan pun berjalan dengan lancar.
- Staff Back Office pun harus memiliki latar belakang pendidikan minimal Diploma.
Jenjang Karir Back Office
Dalam segi jenjang karir, Staff Back Office sebenarnya memiliki masa depan karir yang cukup bagus. Hal ini tidak dapat dipastikan karena harus disesuaikan dengan keadaan dan kondisi pada suatu perusahaan dan juga kebijakan dari pihak perusahaan yang bersangkutan. Posisi Back Office ini pun sebenarnya sangat baik untuk menjadi awal dalam berkarir di suatu perusahaan, karena pada peningkatan karir tidak harus sesuai dengan posisi kamu, ada banyak faktor lain yang biasanya diperimbangkan, misalnya saja kinerja yang bagus dan juga loyalitas kepada perusahaan tempat kamu bekerjaa saat ini.
Peranan Penting Back Office
Back Office Mempunyai peran yang sangat penting dalam perusahaan dan organisasi dan peranan tersebut di bagi menjadi dua bagian, di antaranya adalah sebagai berikut :
- Back Office adalah bagian terpenting dari perusahaan dalam organisasi di mana tugas-tugasnya dapat didedikasikan untuk menjalankan suatu proses pada operasional, akuntansi, finansial, administrasi, teknologi, audit, pengolaan data, pajak, legal, pembelian, keamanan, dan kegiatan personal lainnya tanpa interaksi oleh pelanggan. Selain itu, dapat diperlukan berupa kompetensi dan kebiasaan kerja dalam aktivitas yang diperkuat dengan kesungguhan pada personal yang teratas. Hal ini termasuk dalam budaya kerja yang sangat pintar bertindak, mampu bekerjasama secara kolaborasi dan sinergi dengan semua pihak yang terkait, supaya fungsi dan peran Back Office akan dapat mendukung fungsi Front Line dapat dioptimalkan.
- Back Office adalah sebagai tulang punggung untuk perusahaan juga harus dapat selalu proaktif dan mempunyai disiplin yang kuat untuk mendukung kepentingan dalam strategi pada perusahaan. Tujuan back office adalah supaya tetap menjaga internal kontrol yang berkualitas, dan mampu bekerjasama dengan Front Line dan semua pihak di Back Office, mampu untuk membangun budaya trust yang etis, dan cerdas dalam mengatur setiap rencana. Hal ini akan menjadi pertahanan yang sangat kuat untuk menjaga reputasi dan kredibilitas perusahaan.
Itulah yang dapat saya sampaikan tentang Back Office : Pengertian, Fungsi, Syarat & Tugasnya Lengkap, semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk kalian yang telah membaca dan sudah memahami tentang profesi dari Back Office, Terimakasih.
Baca Juga Artikel Lainnya :
