Sarjana Ekonomi – Hai sobat sarjanaekonomi.co.id jumpa lagi dalam artikel kesayangan Anda.
Pada pembahasan kali ini, akan membahas mengenai Dokumentasi. Untuk lebih jelasnya mari simak pembahasannya secara lengkap di bawah ini.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan salah satu kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
1. Wikipedia
Dokumentasi ialah sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyedikana dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.
2. FID (Federation International de Decomentation)
Dokumentasi merupakan sebuah proses mengumpulkan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
3. Ensiklopeia Britania
Dokumentasi yaitu sebuah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
4. Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Dokumentasi yakni suatu kegiatan usaha yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan menyebarkan suatu dokumen.
5. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Dokumentasi yakni pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
6. Tung Palan
Dokumentasi ialah sebuah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
7. Nurhadi Magetsari dkk
Dokumentasi yaitu salah satu bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
Contoh Dokumentasi dalam Bisnis
1. Email dan Memorandum
Email digunakan karyawan untuk berinteraksi, tapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.
2. Business Letters
Business letters digunakan sebagai komunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa mencakup kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, serta calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis ini lebih banyak dikirim via email dikarenakan lebih efektif.
3. Business Report
Business report formatnya ini lebih formal dan lebih panjang mencakup topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini lebih detail dengan penambahan chart, images, graphs, case studies sampai statistik.
4. Dokumen Transaksi
Sebagai memangkas waktu supaya transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk seperti invoice, surat order dan lain sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.
5. Dokumen Finansial
Untuk mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, dan history bank. Laporan bertujuan untuk melihat kondisi keuangan pada perusahaan.
Fungsi Dokumentasi
- Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan
- Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
- Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen
- Menjaga dokumen dari kerusakan
- Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
- Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
- Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen
Peranan Dokumentasi
- Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
- Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
- Mengadakan konferensi seminar ilmiah
- Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
- Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
- Membuat dan mengembangkan katalog
Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
- Mencari serta mengumpulkan bahan
- Mencatat dokumen serta mengolahnya
- Mempublikasikan serta mendistribusikan dokumen yang diperlukan
- Melakukan filing atau sebuah pengarsipan
Tujuan Dokumentasi
- Tujuan dilakukan kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh keterangan serta penerangan pengetahuan dan bukti yang kuat.
Jenis-Jenis Dokumentasi
1. Jenis Dokumen Berdasarkan Kegiatan
- Dokumen Pribadi yaitu dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga ialah sebuah dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah yakni suatu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen Literer ialah salah satu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil yakni sebuah dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
- Dokumen Private yaitu suatu dokumen berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
- Dokumentasi Dinamis yaitu suatu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
- Dokumentasi Statis ialah salah satu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Jenis Dokumen Berdasarkan Sifatnya
- Dokumen Tekstual merupakan suatu dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
- Dokumen Nontekstual ialah segala dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain sebagainya.
5. Jenis Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen Fisik yaitu sebuah dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
- Dokumen Intelektual merupakan sebuah dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain sebagainya.
6. Jenis Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen Primer ialah suatu dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder yaitu sebuah dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier yakni salah satu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.
Manfaat Dokumentasi
1. Aspek Administrasi
Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses.
2. Aspek Hukum
Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.
3. Aspek Pendidikan
Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.
4. Aspek Penelitian
Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
5. Aspek Ekonomi
Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan.
6. Aspek Manajemen
Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.
Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Dokumentasi : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Tugas, Manfaat, Peranan, Jenis & Contohnya Lengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan serta ilmu pengetahuan bagi yang membacanya. Terima Kasih.
Baca Juga Artikel Lainnya :
