SarjanaEkonomi.Co.Id – SOP atau Standar Operasional Prosedur yang terstandarisasi dan eksplisit adalah dengan aspek yang sangat penting pada setiap sistem dengan kualitas yang dapat menghadirkan suatu skill pada saat sedang bekerja secara teratur dan sesuai dengan standar yang beerlaku. SOP yang telah dibuat dengan benar sehingga dapat untuk memastikan bahwa kamu dan tim kamu sedang beroperasi dalam masa proses yang secra formal dan terkoordinasi, ini tidak hanya akan memperdalam pada proses suatu produktivitas akan tetapi juga akan berpengaruh pada sebuah risiko dengan sebuah kesalahan.
Ini berarti akan berdampak pada hasil terakhir yang cenderung bervariasi sesuai dengan siapa yang telah melaksanakan tugas itu dan persepsi pada“kebenaran” menurut mereka secara individu. Jika harapan di dalam suatu organisasi kamu adalah pada setiap orang harus dapat mengikuti semua aturan yang sama, maka kamu dapat menjelaskan tentang apa aturan itu. Cara yang terbaik untuk menjalankan ini adalah dengan mendokumentasikannya melalui SOP yang benar dan baik.
Oleh Karea itu kita dapat belajar tentang SOP, jika disuatu saat nanti jika masa kerja kamu harus di tuntut untuk membuat SOP maka kamu sudah sedikit paham tentang SOP, Mari kita simak artikel ini secara seksama.
Pengertian SOP
Standar Operasional Prosedur atau disingkat dengan nama SOP yaitu suatu proses yang telah terdokumentasi dan dimiliki oleh pihak perusahaan agar dapat memastikan bahwa pada sebuah layanan dan produk dapat disampaikan dengan secara konsisten pada setiap waktu. SOP dapat dipakai untuk menunjukkan pada suatu kepatuhan terhadap peraturan atau praktik pada suatu operasional dan untuk mendokumentasikan tentang bagaimana tugas yang harus diselesaikan di suatu organisasi kamu.
Ketika di dalam sebuah perusahaan baru tumbuh dan baru memulai, CEO atau tim manajemen sering kali untuk membuat pada semua keputusan secara internal. Pada saat perusahaan akan mencapai ukuran tertentu, maka dalam bentuk pengambilan suatu keputusan ini dapat di batasi pada kapasitasnya untuk tumbuh secara lanjut karena CEO atau tim manajemen tidak dapat untuk mengcover dalam membuat terhadap semua keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terlibat dalam setiap aspek terkait bisnis.
Pengertian SOP Menurut Ahli
Karena SOP mampu memberikan informasi kepada individu untuk melakukan suatu pekerjaan dengan sangat benar, dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir. Maka para ahli menyebutkan berbagai pendapat tentang SOP :
1. Menurut Insani (2010:1)
SOP adalah sebuah dokumen yang berisi tentang serangkaian suatu instruksi yang tertulis yang telah dibakukan mengenai berbagai proses masa penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara untuk dapat melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan SOP.
2. Menurut Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk dapat menjalankan tugas pada suatu pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja dengan suatu instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator secra teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang telah bersangkutan.
3. Menurut Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu panduan yang dapat digunakan untuk dapat memastikan pada suatu kegiatan operasional dengan organisasi atau perusahaan yang berjalan dengan lancar.
Fungsi SOP
Mempunyai konsep prosedur memang bukanlah solusi yang tepat dalam segala masalah dan tidak dapat memastikan kinerja yang sangat berkualitas pada hasil yang baik. Namun, dengan tujuan dalam membuat SOP agar dapat memastikan bahwa kamu mempunyai sistem dan proses yang sangat bagus dan terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya di dalam sebuah perusahaan yang dapat memotivasi setiap individu. SOP dengan bentuk paling murni dapat mendukung orang yang tepat di dalam sebuah lingkungan perusahaan yang tepat. Dalam Standar Operasional Prosedur dapat memberikan pada suatu fungsi bagi bisnis kamu antara lain:
- Konsistensi = Alasan pada penggunaan nomor satu untuk dapat Mengaktifkan pada SOP adalah konsistensi dengan cara seseorang akan melaksankaan pada suatu tugas atau kegiatan tertentu.
- Konsisten = pada suatu tahapan proses dari individu ke individu, maka akan semakin kecil kemungkinan akan terjadinya suatu masalah pada kualitas.
- Reduksi kesalahan = Prosedur yang tertulis dengan sangat merinci pada serangkaian instruksi untuk melaksanakan suatu tugas yang telah diberikan.
- individu dalam tim = kamu dapat melaksankan tugas seperti yang telah tertulis, pada suatu peluang yang lebih besar untuk mengurangi suatu kesalahan.
- Komunikasi = Alasan hebat lainnya kamu akan membutuhkan SOP di dalam suatu organisasi kamu adalah untuk kepentingan komunikasi secara bersama.
- Dengan perbaikan yang dilakukan pada proses= Pada tahap prosedur suatu operasi dapat diperbarui, dan setiap pembaruan harus memerlukan pelatihan baru juga.
- Memperbarui SOP = Telah menyediakan berbagai metode supaya dapat mengkomunikasikan pada suatu perubahan proses kepada karyawan lainnya.
Tujuan SOP
Tujuan dalam pembuatan SOP adalah untuk dapat menerangkan secara rinci pada penggunaan standar yang tetap mengenai suatu aktivitas di dalam pekerjaan secara berulang-ulang yang dapat diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang berkualitas adalah SOP yang dapat menjadikan arus kerja yang lebih berkualitas juga, akan menjadi sebuah panduan untuk karyawan yang baru masuk, penghematan cost, dapat memudahkan tahap pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berbeda dalam perusahaan. Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :
- Untuk menjaga suatu konsistensi pada tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan sebuah lingkungan dalam menjalankan sesuatu tugas atau pekerjaan terkait.
- Sebagai tolakmukur dalam menjalankan suatu kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor
- Agar dapat menghindari dalam suatu kegagalan atau kesalahan dengan demikian agar dapat menghindari dan mengurangi konflik yang tidak di inginkan.
- Keraguan, pada duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan suatu kegiatan.
- Merupakan sebgai parameter untuk menilai mutu dalam pelayanan.
- Agar dapat lebih menjamin dalam penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
- Untuk menjelaskan tentang sebuah alur tugas, dan wewenang serta tanggung jawab dari petugas yang terkait.
- Sebagai data dokumen yang dapat menjelaskan dan menilai pada masapelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga dasarnya akan dapat melindungi rumah sakit dan petugas.
- Sebagai dokumen dapat digunakan sebagai pelatihan.
- Sebagai dokumen tentang sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.
Manfaat Memilki SOP
SOP dapat mewujudkan lebih banyak tentang berbagai struktur dalam suatu aktivitas pada bisnis kamu agar dapat secara dramatis meningkatkan suatu produktivitas dan dapat mengurangi cost pada perusahaan. Banyak manfaat yang sangat besar bila kamu dapat menciptakan dengan membawa suatu proses dengan menggunkan standardisasi serta dapat mendokumentasikan SOP secara formal ke dalam organisasi kamu. Berikut ini daftar manfaat yang dari SOP :
1. Keterpedulian Informasi
SOP yang berkualitas akan dapat memberi orang semua tentang suatu informasi pada keselamatan, kesehatan, lingkungan, dan operasional yang sangat diperlukan untuk melaksankan suatu perntah pekerjaan dengan benar. Menempatkan pada suatu nilai hanya pada produksi sementara mengabaikan pada sebuah keselamatan, kesehatan dan lingkungan adalah berisiko yang sangat tinggu dalam jangka waktu yang lama. Lebih baik kita dapat melatih para karyawan di dalam semua aspek serta melaksankan pekerjaan daripada harus menghadapi sebuah kecelakaan, denda, dan litigasi pada masa yang akan datang.
2. Tetap Konsisten
SOP juga dapat memastikan bahwa pada proses operasi produksi dilaksankan secara rutin dan benar untuk menjaga pengendalian kualitas pada suatu proses dan produk. Konsumen, dari individu hingga ke pihak perusahaan, menginginkan suatu produk dengan kualitas terbaik dan spesifikasi yang tidak pernah berubah. SOP dapat menentukan pada upaya-upaya untuk pekerjaan sehingga dapat membantu untuk menstandarkan produk.
3. Penyesuaian Pada Jadwal
SOP dapat memastikan bahwa suatu proses dapat berlanjut dengan lancar tanpa adanya gangguan dan dapat di selesaikan dengan sesuai jadwal yang telah di targetkan. Dengan mengikuti sebuah SOP, maka kamu dapat menolong serta dapat menghindari proses pemadaman yang dapat disebabkan oleh suatu kegagalan pada pengguna peralatan atau kerusakan fasilitas lainnya.
4. Kepatuhan Terhadap Hukum
SOP juga dapat menentukan bahwa pada setiap prosedur yang disetujui diikuti oleh pihak karyawan maka sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. SOP telah ditulis dengan baik serta berkontribusi agar dapat memastikan bahwa pada peraturan pemerintah dapat dipenuhi. Standarisasi juga merunjuk pada niat baik perusahaan untuk beroperasi secara baik dan benar. Kegagalan untuk menulis dan menggunakan SOP yang tepat hanya dapat memberi sebuah sinyal kepada pemerintah bahwa bisnis lamu tidak serius tentang sebuah kepatuhan.
5. Sebagai Standar Pelatihan
SOP juga juga dapat berfungsi sebagai dokumen pelatihan untuk para manajemen lain dalam mengetahui proses pembuatan SOP.
6. Peningkatan Keterampilan Kerja
Standarisasi juga dapat berfungsi sebagai daftar pada periksa untuk rekan kerja yang telah mengamati kinerja untuk dapat memperkuat kinerja yang tepat. Proses memerhatikan sesama pekerja secara relevan akan melibatkan satu pekerja yang lain dalam semua aspek
7. kinerja pekerjaan yang baik.
Saat menjabarkan prosedur dengan benar dalam SOP yang bagus, maka pihak rekan kerja mana pun dapat menggunakan SOP itu agar dapat melatih yang lain dan menolong untuk meningkatkan kreativitas kerja.
Beberapa Contoh SOP dalam Divisi Perusahaan
Setiap bisnis mempunyai pasar yang berkualitas, ppada setiap pengusaha mempunyai cara yang berbeda terhadap cara kepemimpinannya sendiri, dan setiap industri mempunyai praktik terbaiknya sendiri. Bisnis yang mempunyai daftar SOP yang identik. Di bawah ini adalah daftar hanya beberapa SOP sering dapat kita jumpai dalam beberapa bisnis, yang mungkin ingin kamu pertimbangkan untuk kamu gunakan pada bisnis kecil kamu.
1. Produksi / Operasi
- Membuat langkah-langkah terkait lini produksi
- Standar dalam sebuah perawatan,peralatan, prosedur inspeksi
- Cara pelatihan karyawan baru dalam menerapkan SOP
2. Keuangan dan Administrasi
- Cara pengelolaan tentang jenis piutang dagang – proses pada suatu penagihan dan pembayaran
- Pengelolaan proses hutang dagang – agar dapat memaksimalkan pada arus kas sambil dapat memenuhi semua tanggal waktu pembayaran
3. Pemasaran, Penjualan dan Layanan Konsumen
- Aturan dengan persetujuan suatu komunikasi secara eksternal: siaran pers, media sosial, dll.
- Cara untuk dapat melaksanakan pada tahap persiapan berupa penawaran harga.
- Standarisasi pada proses pengiriman sebuah layanan, termasuk waktu respons.
- Aturan garansi, serta pengembalian uang / kebijakan pertukaranuang.
- Aturan dan cara tentang pengakuan / penyelesaian keluhan, komentar dan saran konsumen.
4. Deskripsi Staf Karyawan
- Deskripsi pada sebuah pekerjaan.
- Kebijakan secara orientasi dan pelatihan pada karyawan.
- Daftar tindakan korektif dan disiplin secara baik.
- Pengelolaan ulasan pada setiap kinerja.
- Aturan pada penggunaan internet dan pengguna media sosial untuk tujuan bisnis.
Cara Membuat SOP
Ada beberapa poin yang perlu dapat kamu pertimbangkan cara membuat SOP atau Standar Operasional Prosedur pada suatu perusahaan kamu. Berikut adalah beberapa tips cara yang dapat kamu gunakan untuk membuat SOP yang efektif bagi bisnis kamu:
1. Tentukan Orang yang Tepat untuk Menulis SOP
Membuat sebuah dokumen untuk proses yang secara komprehensif dan dapat tampilkan dengan secara berkualitas mungkin bukan pada keahlian kamu, akan tetapi kamu selalu dapat menyelidiki staf karyawan yang mempunyai sebuah keterampilan dalam menulis yang dapat diperlukan dan pengalaman dengan suatu proses yang kamu deskripsikan. jika tim kamu tidak mempunyai punya waktu yang banyak, maka kamu dapat untuk mendokumentasikan proses, kamu selalu dapat menyewa tenaga eksternal dari organisasi kamu.
2. Buat SOP Dengan Visual
Tidak semua orang dapat menyimpan informasi dengan cara yang sama semua. maka pada beberapa orang adalah pembelajar ilmu visual sementara yang lain lebih suka untuk membaca. Inilah masalah pada sebabnya agar dapat menambahkan gambar, video, dan diagram alur ke SOP serta sangat disarankan. Dalam kebanyakan kasus ini akan membuat proses lebih mudah untuk dapat dibaca dan disimpan untuk semua jenis karyawan. Sebagai contoh, jika kamu mempunyai toko baju, mungkin akan sangat menjenuhkan sekali bagi staf kamu untuk membaca deskripsi tekstual tentang bagaimana kamu ingin mereka melakukan pedikur atau manikur.
3. Tulis SOP Untuk Audiens Target Kamu
Kesalahan yang sering terjadi [ada umum adalah kamu dapat membuat catatan proses yang akan ditulis dalam gaya / penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan alur kerja kamu dari setiap divisi perusahaan kamu, sebagai contoh Kamu tidak dapat untuk menyamakan SOP untuk bagian TI dengan bagian Pemasaran. Kegagalan dalam menulis untuk para pendengar pada target mungkin merupakan sebuah alasan mengapa banyak SOP yang telah gagal mencapai sasaran.
4. Lakukan Penilaian Di Lapangan
Pada saat membuat SOP, maka kamu jangan hanya mencatat pada proses yang terjadi selama ini. Gunakan SOP sebagai waktu untuk mengidentifikasi pada sebuah perubahan yang diperlukan kedepannya. Pertanyakan pada setiap langkah dan nilai jika kamu masih dapat melaksanakan improvisasi untuk hal yang tidak bagus selama ini. Mungkin ada langkah-langkah yang dapat dihapus atau informasi yang memerlukan pada peng-update tan.
5. Uji SOP
Bergantung pada seberapa penting dalam suatu proses, bagikan SOP yang baru kamu bikin dengan melalui sebuah panggilan menggunakan via telepon, atau kamu dapat lakukan pada sesi pelatihan secara langsung. Ini adalah cara yang tepat untuk menentukan apakah SOP yang kamu buat sudah lengkap atau perlu dilakukan peralatan sebelum akan di terbitkan. Dan sebelum kamu mengikuti prosesnya, maka kamu dapat lakukan pada uji coba peluncuran untuk menilai apakah karyawan kamu akan bertanggung jawab dan mempunyai pemahaman yang jelas tentang peran mereka dalam bisnis kamu.
6. Dapatkan Izin SOP
Dapatkan pada saat kesepakatan tertulis dari orang-orang yang telah terlibat dalam mengimplementasikan pada masa proses atas persetujuan dengan mereka maka pada proses akhir. Walaupun telah konfirmasi tertulis tentang proses mungkin terdengar sangat kuno, namun dapat menolong serta menciptakan rasa akuntabilitas agar dapat memastikan bahwa manajer dan staf karyawan telah meluangkan waktu untuk membaca dan memahami proses SOP tersebut.
Prinsip-Prinsip SOP
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 telah disebutkan bahwa pada penyusunan SOP harus dapat memenuhi pada penggunaan prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
- Konsisten. SOP harus dapat dilaksanakan dengan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam keadaan dengan kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
- Komitmen. terhadap SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran di dalam organisasi, dari level yang paling rendah dan sampai level yang tertinggi.
- Perbaikan berkelanjutan. Pada elaksanaan SOP harus terus terbuka terhadap serta penyempurnaan-penyempurnaan untuk dapat memperoleh [ada tahap prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
- Mengikat. SOP harus mengikat pada proses pelaksana dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah di perintahkan oleh perusahaan.
- Seluruh unsur mempunyai peran yang sangat penting. Seluruh anggota pegawai dengan peran-peran tertentu pada tahap setiap prosedur yang distandarkan.
- Jika pegawai tertentu tidak dapat melaksanakan sebagai mesti pada perannya dengan baik, maka akan dapat mengganggu keseluruhan pada proses, yang akhirnya juga akan berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
- Terdokumentasi dengan secra baik. Seluruh prosedur yang sudah distandarkan harus dapat didokumentasikan dengan secara berkualitas, sehingga dapat dijadikan sebagai sebuah referensi bagi setiap mereka yang memerlukan
Kendala Dalam Penerapan SOP
Pastinya akan ada kendala dalam perbedaan pendapat dalam perselisihan, Ada beberapa kendala yang umum terjadi ketika menerapkan SOP pada suatu organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut :
1. SOP Yang Dibuat Kurang Jelas
Kendala ini telah bersumber dari pusat kesalahan saat proses pada pembuatan SOP. Kemudian setelah SOP telah selesai, tahapan yang telah tercantum didalamnya dianggap sudah tidak jelas bagi yang akan melaksanakan. Efeknya disaat akan dilaksanakan, masih terdapat berbedaan seperti output sehingga tujuan dari SOP tidak akan pernah tercapai. Masalah ini dapat diselesaikan dengan cara perbaikan kembali pada SOP.
2. Perbedaan Pendapat SOP
Kendala kedua adanya rasa pada ketidaksepahaman terhadap apa yang telah tercantum pada SOP. Hal ini dapat berupa indivisual ataupun kelompok dalam sebuah organisasi. Cara agar dapat mengatasinya dapat dengan cara melaksanakan diskusi tentang sebuah pendapat mereka terhadap SOP. berdiskusilah saran dari mereka untuk dapat mengevaluasi SOP. Kamu juga dapat perhatikan kembali SOP yang telah dibuat yang baru, apakah ada yang merugikan sebagian pihak atau tidak.
Itulah teman-teman yang dapat saya sampaikan tentang Pengertian SOP semoga teman-teman dapat memahami tentang SOP dan kegunaanya, dan kalian dapat membuat SOP dengan baik dan benar, semoga artikel ini dapat membantu teman-teman dalam SOP, Terimaksih.
Baca Juga Artikel Lainnya :
