SarjanaEkonomi.Co.ID – Surat merupakan suatu alat yang telah dipergunkaan oleh kakek moyang kita pada saat zaman dulu untuk menyampaikan tentang informasi seperti pesan serta memberikan kabar kepada orang yang yang akan dituju. Seiring dengan kemajuan teknologi, untuk sekarang ini surat sendiri memiliki banyak sekali bentuk jenisnya yang pada umumnya hanya digunakan sebagai jalur untuk menyampaikan berupa pesan.
Salah satu jenis surat yang sering kita temui adalah jenis surat edaran. Surat edaran dapat diberikan kepada pimpinan kepada para anggota di suatu instansi. Surat edaran juga dapat disebut sebagai surat yang memberikan informasi yang diberikan kepada siapa saja.
Surat edaran tidak terbatas pada suatu lembaga dalam pemerintah saja. Namun surat edaran juga sering dan pada umum di pakai dengan berbagai macam fungsi serta tujuan. semuanya bertujuan untuk mendapatkan suatu informasi atau sifatnya adalah sebuah notifikasi. dengan begitu, surat edaran yang saat ini sudah digunakan dan tersebar secara luas, akan tetapi masih sering terdapat beberapa kesalahan dalam format tulisan maupun bahasa yang telah digunakan.
Pengertian Surat Edaran
Surat edaran adalah seperti salah satu media alat untuk berkomunikasi yang di pakai oleh beberapa instansi untuk menyampaikan suatu notifikasi atau berupa pengumuman. Media pada komunikasi yang tertulis ini lebih secara efektif untuk di pakai karena dapat disebar secara langsung pada beberapa pihak dengan isi yang sama. Tentu akan lebih efisien dan efektif terutama untuk sebuah instansi yang memiliki jaringan yang sangat luas. Namun apakah Anda sudah mengetaui secara detail mengenai surat edaran yang baik dan benar.
isi surat edaran ini dapat berupa larangan, imbauan, petunjuk, pengumuman, dan lainnya. Surat edaran biasanya digunakan oleh sebagai berikut :
- Kepala sekolah dengan kepada para wali guru
- Kepala sekolah kepada para mahasiswa
- Rektor kepada para dosen terkait
- Direktur atau manager untuk para karyawannya
Fungsi Surat Edaran
Fungsi dalam surat edaran seperti yang sudah kita pahami bahwa surat edaran dengan surat pemberitahuan yaitu memiliki suatu tujuan yang sejenis untuk memberikan atau menginformasikan sesuatu hal yang sangat penting kepada banyak orang dan bersifat secara rahasia.
Untuk menambah wawasan kamu, perlu kamu ketahui bahwa pada surat edaran ini mempunyai beberapa fungsi dan kedudukan. Adapun fungsi dari surat edaran adalah dapat digunakan sebagai sarana berkomunikasi yang sifatnya secara umum. kamu bisa menjadikan surat edaran untuk ditujukan ke pihak-pihak terkait tertentu secara serentak karena memuat isi yang sama juga. di sisi lain, pada surat edaran juga mermnfaat sebagai suatu suatu petunjuk atas informasi yang telah dikeluarkan oleh suatu pihak instansi dalam bentuk pengumuman atau notifikasi.
Kedudukan Surat Edaran
Surat edaran berasal dari kata edar yang berarti memutar serta berotasi. Sedangkan pada surat adalah suatu media komunikasi tertulis yang ditujukan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berkepentingan. sehingga dapat disimpulkan bahwa surat edaran adalah sarana media komunikasi yang berhubungan dengan tulisan yang dipilih oleh suatu instansi untuk menyampaikan suatu informasi dan tujuan secara bersamaan dengan isi yang sama. Adapun isi pada surat edaran tersebut biasanya akan memuat tentang sebuah notifikasi akan suatu kebijakan yang baru, peraturan tertentu yang biasanya ditujukan untuk pihak internal pada suatu instansi tersebut.
Macam-Macam Surat Edaran
Layaknya surat resmi pada lainnya, surat edaran yang tergolong dalam surat resmi juga memiliki bagian struktur format penulisan yang baku. Adapun struktur dalam format penulisan yang resmi dan dapat digunakan yang sudah tidak asing lagi yakni adanya kop surat pada bagian surat yang memuat identitas dari instansi yang mengeluarkan surat. Selanjutnya perlu Anda ketahui bahwa surat edaran tersebut terdiri atas beberapa macam golongan, seperti yang dijelaskan berikut ini.
1. Surat Edaran Terbatas
Jenis surat edaran yang pertama ini berisi tentang suatu informasi yang diarahkan kepada pihak secara internal dari suatu instansi dalam pembuat surat edaran. Misalnya saja suatu dalam lembaga perbankan mengeluarkan suatu informasi tentang perubahan kebijakan dan ditujukan pada karyawan adanya suarat edaran yang diberikan kepada karywan.
2. Surat Edaran Tak Terbatas
Berbeda dengan jenis pertama, surat edaran yang tak terbatas ini lebih menunjukan kepada masyarakat secara luas. Sehingga dapat dipastikan bahwa suatu informasi atau berita yang telah disampaikan bukan bersifat secra rahasia. Misalnya saja, surat edaran yang berisit tentang perubahan aturan kebijakan untuk membayar pajak kendaraan, maka instansi terkait akan mengeluarkan surat edaran yang harus disampaikan ke masyarakat secara luas.
Ciri Khusus Surat Edaran
Surat edaran juga termasuk ke dalam surat resmi yang mempunyai beberapa ciri khusus untuk membedakannya dengan jenis surat resmi yang lainnya, yakni berkaitan suatu informasi yang bersifat secara umum dan bukan suatu surat yang bersifatnya rahasia. Disamping itu, untuk surat ini dapat di arahkan kepada pihak lain dengan jumlah yang banyak secara luas tanpa harus membuatnya lebih, karena memiliki isi yang sama saja. Meski demikian, karena masih dalam lingkup surat resmi maka ragam dalam bahasa yang dipergunakan tetap menggunakan bahasa yang baku. Isinya pun harus baik sehingga dapat dengan mudah dimengerti dengan maksud dan tujuan penulisan surat tersebut.
Berikut ini terdapat beberapa ciri-ciri surat edaran, yakni sebagai berikut:
- Surat edaran sebagai surat yang resmi dan dibikin dengan menggunakan bahasa yang baku atau secara formal.
- Surat edaran pada umumnya dengan bentuk untuk publik dan bukan surat yang bersifat rahasia.
- Surat edaran dibuat dengan isi dan bentuk yang sama dengan tujuan dan maksud surat untuk di konsumsi secara luas informasi yang diberikan.
- Surat edaran dibuat untuk memberikan informasi kepada bagian penting yang berada di dalam ruang lingkup tertentu.
Struktur Surat Edaran
Berikut ini terdapat beberapa bagian-bagian surat edaran, yakni sebagai berikut:
1. Kepala Surat
Di bagian kepala surat terdapat bagian kop surat yang terdiri dari bentuk berupa logo, serta nama dan alamat organisasi ataupun instansi terkait. Kop surat tersebut sebagai salah satu syarat wajib surat resmi yang telah dikeluarkan oleh suatu organisasi ataupun instansi terkait. dengan mencantumkan “Surat Edaran” dalam surat yang telah dibuat dengan huruf kapital dan ditambahkan dengan garis bawah. Surat edaran harus dilengkapi juga dengan nomor bagian surat, sifat surat, perihal dan pada alamat.
2. Isi Surat
Pada bagian isi surat adalah bagian yang sangat penting dari isi surat edaran tersebut. Pada bagian isi surat edaran tersebut berisi dengan suatu informasi ataupun pemberitahuan tentang penyampaian informasi yang akan diberikan kepada pihak lain. Bagian surat tersebut ditulis dengan cara urutan dengan Pendahuluan, Isi Pokok Surat dan bagian Penutup.
3. Kaki Surat
Berikut ini terdapat beberapa kaki surat, yakni sebagai berikut:
- Nama untuk jabatan
- Tanda tangan untuk pejabat yang menerbitkan surat edaran tersebut
- Nama untuk pejabat dan NIP atau NRP
- Cap resmi dari dinas
- Tembusan ( jika peru digunakan )
Contoh Surat Edaran
Agar kamu paham dan mengerti tentang surat edaran maka saya akan memberi kamu beberapa contoh surat edaran sehingga kamu dapat paham yang mendalam tentang dan format dalam penulisan surat edaran.
1. Contoh Surat Edaran Dinas Perindustrian
DINAS INDUSTRI DAN PERDAGANGAN
PEMERINTAH DAERAH KOTA BOGOR
PROVINSI JAWA BARAT
Jln. ir.Suta,i No. 35 Kota Bogor
Telp. 0651 – 987554 Fax. 987888
=====================================================================
SURAT EDARANBogor, 24 Januari 2019
Nomor : 34/PTKS/SE/6/19
Sifat : Penting
Perihal : Rapat Besar DinasYth.
Bapak/Ibu Staf Karyawan
Dinas Industri dan Perdagangan
Pemerintah Daerah Kota Bogor
di TempatSehubungan dengan akan diadakannya Rapat Besar Kedinasan dalam rangka melaksanakan Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2017 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 65 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP, maka dimohon kepada Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat Besar tersebut pada :
Hari / Tanggal : Kamis, 24 Januari 2019
Tempat : Lapanga Saburai
Waktu : 10.00 – selesaiMengingat pentingnya rapat tersebut maka dimohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Industri dan Perdagangan
(Angga Maulana S.E)
NIP.437688900
Tembusan :
1. Kepala Badan Kepegawaian Daerah
2. Biro Administrasi dan Umum
2. Contoh Surat Edaran Persiapan Ujian Nasional
DINAS PENDIDIKAN FORMAL DAN NON-FORMAL
PROVINSI JAWA TIMUR
SMK NEGERI 1 MALANG
Jl. Sonokembang Janti, Bandungrejosari, Sukun, Bandungrejosari, Sukun, Kota Malang, Jawa Timur 65148
Telp: (0314) 6237235
======================================================================Jakarta, 15 April 2019
Nomor : 100/SUR/SMP-SK/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth :
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas XII (Dua Belas)
SMK NEGERI 15 JAKARTA
Ditempat
Dengan Hormat,
Dengan surat ini, kami mendoakan semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dalam keadaan sehat wal’afiat serta selalu dalam lindungan-Nya. Amin.
Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas XII (Dua Belas) SMK NEGERI 15 JAKARTA untuk berkenan hadir pada :
Hari/Tanggal : Senin, 15 April 2019.
Waktu : Jam 10.00 s/d selesai.
Acara : Rapat Persiapan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2015/2016
Tempat : Aula SMK NEGERI 15 JAKARTA
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu sekalian kami ucapkan terima kasih.Kepala Sekolah
(Ir.Retno Yuliastuti S.Pd)
NIP.443925492484
3. Contoh Surat Edaran Dinas Perdagangan
DINAS INDUSTRI DAN PERDAGANGAN
PEMERINTAH DAERAH KOTA BANTUL
PROVINSI BANTUL
Jl. Kebon Jahe No. 14 Bantul
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812778659804Bantul, 12 Desember 2019
Nomor: 34/ PS/ E/ 7/ 19
Sifat: Penting
Perihal: Rapat Besar DinasYth.
Bapak/Ibu Staf Karyawan
Dinas Industri dan Perdagangan
Pemerintah Daerah Kota Bantul
di TempatSehubungan dengan akan diadakannya Rapat Akbar Kedinasan dalam rangka upaya pelaksanaan dan penegakan Peraturan Daerah No. 21 Tahun 2019 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP, dimohon kepada Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat Akbar tersebut pada :
Hari, Tanggal : Senin, 1 April 2018
Tempat : Aula Dinas Perdagangan
Waktu : 10.00 – SelesaiMengingat pentingnya rapat tersebut maka dimohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Industri dan Perdagangan,
Sena Habibi, S.Pd
4. Contoh Surat Edaran Osis
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMK SWASTA 1 Bangka Belitung
Jl. Panjaitan No. 17 Bangka Belitung
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812823748235Bangka Belitung, 24 Maret 2020
Nomor: 3/OSIS/ XI/ 2020
Perihal: PemberitahuanYth.
Ketua Kelas
Di tempatAssalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan ini kami informasikan kepada seluruh ketua kelas SMA Swasta 1 Bangka Belitung. Dalam waktu dekat ini akan diselenggarakan “Class Meeting” guna memperingati berakhirnya kegiatan ujian akhir semester, yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Senin, 1 Mei 2020
Waktu : 09.30 – Selesai
Tempat : Lapangan SMK Negeri 1 BantulUntuk kelancaran acara Class Meeting setiap kelas diwajibkan menyalurkan iuran sebesar Rp35.000,-
Demikian surat ini kami sampaikan.
Wassalamu’alaikum, Wr.Wb.
Hormat Kami,
Ketua OSIS SMK Swasta 1 Bangka Belitung,
Ariana Putri, M,Pd.
5. Contoh Surat Edaran Dinas Undangan Rapat
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN KOTA BANDAR LAMPUNG PROVINSI LAMPUNG
Jl. Ikan Bawal No. 123, Bandar Lampung
Telp. 061-123456; Fax. 021-657696SURAT EDARAN
No. : 123/SE/07/2018Sifat : Penting
Perihal : Rapat Besar DinasKepada Yth,
Bapak/Ibu Staff dan Pegawai
Dinas Pendidikan Kota Bandar Lampung
di TempatDengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Besar Kedinasan dalam rangka melaksanakan Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2018 mengenai penetapan pengambilan cuti dan izin tidak masuk kerja dan Peraturan Daerah No. 65 Tahun 2016 mengenai kewajiban kepemilikan NPWP, maka dimohon kepada Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat Besar tersebut pada :
Hari/Tanggal : Senin/20 April 2018
Tempat : Ruang Rapat Dinas Pendidikan
Waktu : 010.00 – SelesaiMengingat pentingnya rapat tersebut maka dimohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Medan, 18 April 2018
Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandar Lampung,
Teguh Putra.
6. Contoh Surat Edaran Umum Kerja Bakti
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
KELURAHAN KAMBOJA KOTAMADYA SURAKARTA
Jl. Sukma Jaya No. 87, Surakarta
Telp. 061-4563265; Fax. 061-547990SURAT EDARAN
Nomor : 123/KB/PB/08/2020Perihal : Undangan
Kepada Yth,
Seluruh Bapak/Ibu Warga
Kelurahan Kamboja
di TempatDengan Hormat,
Dalam rangka menjaga kebersihan, keindahan dan kesehatan lingkungan, untuk itu kami sebagai pengurus Kelurahan Padang Bulan mengundang kepada seluruh warga untuk ikut berpartisipasi dalam kegiatan kerja bakti pada :
Hari/Tanggal : Senin/15 Mei 2020
Pukul : 10.00 – Selesai
Tempat Kumpul : Balai Kelurahan Padang BulanDemikian surat undangan ini kami buat, kami berharap seluruh warga dapat ikut serta dalam kegiatan ini untuk meningkatkan rasa peduli terhadap lingkungan dan menjaga kekompakan antar warga.
Surakarta, 15 Mei 2020
Hormat Kami,
Lurah Desa Kamboja,Khairul Umar.
7. Contoh Surat Edaran Pendek
PENGELOLA PASAR SABTU
Jl. H.Sulaiman No. 88, Bandar LampungSURAT EDARAN
Kepada Yth,
Para pengunjung Pasar Sabtu
Di TempatDengan hormat,
Melalui surat edaran ini kami memberitahukan yang bahwa tanggal 18 Febuari 2020 untuk sementara pasar sabtu di Bandar Lampung Baru akan ditutup dan kembali dibuka pada tanggal 05 Maret 2020 mendatang.Demikian yang dapat kami beritahukan atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Bandar Lampung, 18 Febuari 2020
Hormat kami,
Pengelola Pasar Malam,Anton Syahputra.
8. Contoh Surat Edaran Pemkab
PEMERINTAHAN KABUPATEN BEKASI
Jl. Ratu Dibalau No. 14 Bekasi
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812878896909Bekasi, 12 Maret 2017
Nomor: 12/PHI/I/2017
Lamp.: –
Perihal: Pemberitahuan Lomba MTQYth.
Kepala MA Negeri 5 Bekasi
di tempatAssalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur hanya untuk Allah swt, shalawat dan salam semoga tercurah kepada Nabi Muhammad SAW keluarga, sahabat, dan semoga sampai kepada kita selaku umatnya. Amin.
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Lomba MTQ se-Kabupaten Bekasi yang dilaksanakan pada :Hari, Tanggal : Senin, 15 Maret 2017
Waktu : 09.00 – Selesai
Tempat : Islamic Center BekasiMelalui surat ini kami bermaksud mengundang untuk bisa mengirimkan peserta maksimal 5 orang di acara tersebut. Demikian permohonan ini kami haturkan, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Ketua Panitia
Sanusi Alam
9. Contoh Surat Edaran Perusahaan
PT Kencana Mas
Jl. Kolonial Baru No. 14 Palembang
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812876786778
Website: www.kes.com Email: [email protected]Nomor : 009/PTJUP/66VII/2020
Perihal : Undangan KegiatanKepada
Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari
Karyawan PT. Kencana Mas
Di tempatDengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya tutup buku perusahaan, maka bersama dengan surat ini, pihak perusahaan bermaksud mengundang Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari seluruh karyawan PT. Kencana Mas untuk dapat hadir di acara silaturahmi perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu s.d.Minggu, 5 – 10 Juli 2020
Tempat : Aula PT. Kencana MasDemikian surat edaran ini di sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, di ucapkan terima kasih.
Yogayakrta, 1 Juli 2020
Direktur Utama Kencana Mas
M.S, Husnal Sanusi
10. Contoh Surat Edaran Kodim
KODIM WILAYAH
KECAMATAN KUDUS
Jl. Raden Patah No. 14 Malang
Telp. 027 0000000 Fax. 027 0000000 Mobile. 0812867589758Kudus, 23 July 2019
Nomor : 26/A/2019
Perihal : Kegiatan Minggu SehatYth. Kepala Divisi Humas
Kodim Wilayah Pati
Di KudusMelalui surat keputusan dari Jendral DANDIM wilayah Kabupaten Kudus Nomor: 01/21 pada tanggal 26 July 2019 mengenai hal Jadwal Pelaksanaan Hari Sehat Gerakan Minggu Sehat Minggu Kuat yaitu dalam rangka peningkatan produktivitas para tentara kodim dan pemeliharan kesehatan jasmani dan rohani.
Maka bersama surat ini kami mohon kepada para kepala divisi wilayah kecamatan setempat supaya mengoordinasi/mengarahkan semua anggota untuk dapat melakukan kegiatan tersebut, yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal: Minggu/26 July 2019
Waktu: Pukul 07.00 – Selesai
Tempat: Lapangan KODIM KudusUntuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegaitan, diharapkan para peserta dan anggota menggunakan pakaian seragam olahraga lengkap dengan sepatu olah raga.
Demikianlah informasi yang dapat kami sampaikan, Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Jendral Kodim Pati
Aini Nuryati
Itulah Teman-teman yang dapat saya sampaikan tentang Contoh Surat Edaran Serta Cara Membuat yang Baik dan Benar. semoga teman-teman yang telah membaca mendapat wawasan tambahan dan paham dengan isi dalam surat edaran dan dapat membuat surat edaran dengan baik dan benar, Terimakasih.
Baca Juga Artikel Lainnya :
- Contoh Surat Kuasa
- Contoh Surat Perintah
- Contoh Surat Pengantar
- Contoh Surat Keputusan
- Contoh Surat Permohonan
