SarjanaEkonomi.Co.Id – Kita sudah sering sekali melihat surat pada bagian atasnya terdapat tulisan perusahaan/ instansi. Bagian tersebut disebut sebagai Kop surat, Merupakan bagian surat dari surat secara resmi yang berisi terkait profil dari instansi/ lembaga yang menghantarkan surat dengan suatu tujuan penerima surat memahami siapa yang mengantarkan surat tersebut. Kop surat ini berada pada posisi bagian paling atas dari surat resmi dan juga suka diartikan sebagai kepala surat.
Kop Surat mempunyai bagian terpenting yang ada di dalam surat resmi maupun tidak resmi. Tanpa adanya kop surat, maka surat akan dianggap tidak baik dan kurang sopan. Pada beberapa lembaga instansi, surat yang tidak mempunyai kop surat pasti tidak akan diterima baik saat akan mengirimkan surat kepada lembaga instansi resmi maupun tidak secara resmi.
Jika kamu Ingin bisa cara untuk membuat Kop Surat yang baik dan benar, maka kalian wajib untuk mengikuti dan membaca artikel ini sampai tuntas, karena saya akan memberi materi terkait tentang Kop Surat ini dengan lengkap beserta dengan contohnya, jadi sayang untuk kalian lewatkan jika tidak membaca artikel ini, apalagi kalian bila di tugaskan untuk dapat membuat Kop Surat dalam tugas kalian atau di perusahaan kalian pastinya kalian harus sedikit banyaknya untuk dapat menguasai terkait tentang sebuah Kop Surat, maka dengan itu mari kita simak artikel ini sampai habis.
Pengertian Kop Surat
Kop surat merupakan suatu elemen yang menerangkan suatu identitas pada suatu instansi seperti perusahaan, lembaga pemerintahan, sekolah, atau lainnya sehingga instansi penerima akan dapat mengerti siapa yang mengirim dokumen tersebut. Saat ini sebagian institusi atau bahkan organisasi telah memakai bagian tersebut dalam kegiatan khusunya surat-menyurat mereka.
Pada bagian kepala kop surat dibuat agar dapat mengidentifikasi apakah jenis kiriman secara formal atau non-formal. Ketika hendak mengirimkan surat kepada suatu lembaga atau instansi lain yang mempunyai kaitannya dan kepentingan tertentu, tentunya pihak perusahaan harus dapat menerbitkannya secara resmi.
Bagian ini pada umumnya terletak di tempat paling atas serta dibuat dengan format desain yang berpengalaman. Beberapa informasi yang berikan di dalam kop surat perusahaan maupun lainnya yaitu di beri nama, alamat kantor, telepon serta surel hingga website. Pada umumnya juga mencantumkan sebuah logo instansi sehingga lebih mudah dikenali dan di mengerti oleh sang penerima.
Baca Juga : Contoh Surat Resmi
Fungsi Kop Surat
Kop surat memiliki 2 fungsi yang sangat penting untuk kamu pelajari karena fungsi kop surat ini akan sangat berpengaruh jika kamu salah dalam membuat nya, jadi fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut ini :
- Memperlihatkan Identitas Suatu Instansi
Kegiatan dalam surat-menyurat adalah bentuk salah satu aktivitas yang wajib baik itu dalam bisnis, organisasi, pemerintahan, dan sebagainya. Ini berhubungan dengan menjalin ikatan kerjasama atau menyampaikan suatu informasi penting kepada pihak yang akan dituju.
Dalam pembuatan kop surat ini tentu saja dapat menyampaikan informasi mengenai sebuah instansi atau lembaga. Walaupun dengan secara singkat namun informasi dalam bagian ini sangat strategis karena merangkup pada nama lembaga, alamat, nomor telepon, alamat surel sampai website.
- Membuat Kop Pada Dokumen Lamaran Kerja
Melamar pekerjaan merupakan suatu bentuk aktivitas penting jika kamu membutuhkan posisi pada sebuah perusahaan. Ini adalah langkah pertama untuk kamu dalam membangun karir di bidang yang kamu inginkan. Sebelum berkarir di perusahaan impian, tentu kamu harus dapat mempersiapkan beberapa dokumen seperti lamaran kerja. Salah satu hal terpentingnya adalah membuat kop surat pada lamaran kerja kamu.
Baca Juga : Contoh Surat Lamaran Kerja
Jenis-Jenis Kop Surat
Berdasar pada suatu tujuan si pemakainya, pada bagian kop surat ini dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu kop surat resmi dan tidak resmi. Biasanya kop surat resmi terletak di posisi bagian atas tengah dan dilengkapi dengan suatu identitas serta logo pada instansi pengirim.
1. Kop Surat Resmi
Biasanya, kop pada surat resmi terletak pada posisi bagian atas tengah dan dilengkapi dengan tanda identitas serta logo pada pihak instansi pengirim. Kop surat secara resmi banyak dijumpai pada surat-surat dari instansi.
2. Kop Surat Tidak Resmi
Isi dalam kop surat tidak resmi umumnya tidak harus memakai sebuah logo, cukup dengan memberikan nama pribadi dan identitas secara singkat saja. Pada Tata letaknya dapat berada di bagian tengah atau di tepi surat. Dalam penggunaan kop surat tidak resmi kerap dipakai untuk pentingan pribadi, seperti surat lamaran kerja.
Unsur Kop Surat
Kop surat berisi tentuang suatu informasi profil perusahaan/ instansi pengrim surat. Ada beberapa hal yang dapat kamu cantumkan, seperti halnya :
- Logo atau lambang dari suatu perusahaan atau instansi
- Nama perusahaan atau instansi
- Alamat lembaga perusahaan atau instansi
- Nomor telepon, faximile, email perusahaan atau instansi
Baca Juga : Contoh Surat Pengantar
Cara Membuat Kop Surat
Biasanya dalam pembuatan kop surat dapat dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word maupun dengan menggunkan Microsoft Excel. Untuk lebih detilnya, kamu dapat menyimak uraian sebagai berikut ini :
1. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Dalam membuat Kop Surat sangat gampang, dapat dibuat dengan menggunkan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Ada banyak versi dalam penggunaan Microsof Office yang dapat kita manfaatkan untuk dapat membuatnya. Cara untuk membuat kop surat di berbagai jenis Microsoft Office sebenarnya tidak mempunyai perbedaan. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat kop surat di Microsoft Word:
- Buka aplikasi Microsoft Word.
- Atur format margin dokumen dan jenis ukuran kertas yang akan dipakai. Untuk latihan kali ini memakai ukuran dengan menggunakan kertas A4 dengan margin dokumen left: 4 cm, right: 3 cm, top: 3 cm, bottom: 3 cm.
- Klik sampai dua kali pada posisi bagian atas dokumen agar dapat mengaktifkan fungsi Header pada sebuah dokumen.
- Tulis profil nama perusahaan/ instansi kamu, dapat berisi nama, alamat, nomor telepon, website, email dan beberapa informasi lainnya yang dirasa wajib. Jangan lupa untuk dapat mengatur posisi teks di posisi tengah dengan menggunakan align center.
- Masukkan pada Logo perusahaan atau instansi di posisi sebelah kiri teks profil instansi. Caranya sangat mudah dengan klik menu Insert, pilih Picture dan cari lokasi pada penyimpanan Logo perusahaan atau instansi kamu. Setelah logo tampil, supaya Logo dengan gampang diatur posisinya, klik sebanyak dua kali pada logo tersebut, lalu pilih menu Wrap Text dan pilih In Front of Text. Nah, jika sudah ke tahap ini, maka gambar sudah dapat dengan mudah digeser atau diubah sesuai dengan ukurannya.
- Berikutnya dengan menambahkan garis (border) di bagian posisi bawah teks dan logo. Caranya adalah dengan meletakkan kursor di posisi bagian bawah teks dan logo, selanjutnya klik Menu Home dan klik icon Border & Shading.
- Berikutnya pada bagian Border, pada pilihan Setting memakai opsi custom, pada pilihan Style kita dapat menentukan jenis garis yang ingin dipakai, dan terakhir pada pilihan Preview, hanya pilih border pada posisi bagian bawah teks. Lalu tekan Oke.
2. Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Excel
Untuk dapat membuat Kop surat dengan menggunkan Microsoft Excel caranya tidak berbeda jauh dengan menggunkan Microsoft Word. Berikut langkah-langkah membuat kop surat di Microsoft excel:
- Buka aplikasi Microsoft Excel.
- Pilih Menu View, Selanjutnya pilih Page Layout.
- Setelah itu akan menampilkan 3 kolom yang merupakan bagian dari header dokumen seperti gambar berikut.
- Selanjutnya kamu pilih kolom pada poisi bagian tengah header lalu tulis profil perusahaan atau instansi kamu. Profil dapat berisi sebuah nama, alamat, nomor telepon, website, email dan beberapa informasi lainnya yang dirasa wajib. Jangan lupa untuk dapat mengatur posisi teks di bagian tengah dengan menggunakan align center.
- Berikutnya adalah masukan sebuah Logo perusahaan atau instansi dengan cara meng-klik kolom di posisi bagian kiri dari header. Lalu pilih tab menu Design dan pilih Picture. Selanjutnya kamu dapat menentukan gambar yang ingin kamu pakai sebagai logo perusahaan atau instansi. Apabila gambar sudah berhasil kamu masukkan maka akan muncul tulisan seperti “&[Picture]” di kolom bagian kiri header. Lalu cobalah untuk meng-klik kolom mana saja, maka gambar yang telah ditambahkan akan segera muncul.
- Setelah gambar sudah masuk selanjutnya kamu harus menyesuaikan pada ukuran gambar supaya tidak terlalu besar maupun terlalu kecil. Cara nya untuk dapat mengatur gambar adalah dengan memilih menu Design dan pilih Format Picture.
- Berikutnya akan muncul kotak dialog Format Picture. Kamu harus dapat menyesuaikan pada ukuran gambar yang diinginkan dengan cara mengubah ukuran pada kolom Height dan Width. Ketika ukurannya sudah kamu ubah, lalu tekan oke.
- Terakhir dengan memberi garis tebal berwarna hitam tepat di bagian bawah kop surat dengan cara memberi sebuah warna pada garis bagian atas dari baris pertama pada excel.
Baca Juga : Contoh Surat Pribadi
Contoh Kop Surat
Ada berbagai macam contoh kop surat yang dapat kita jumpai, mulai dari kop surat perusahaan, kop surat sekolah, kop surat yayasan, kop surat intstansi pemerintahan, maupun dengan kop surat lembaga dan organisasi. Sebagai salah satu kewajiban dalam pembuatan surat secara resmi, maka kop surat juga perlu untuk dibuat sedemikian sama supaya terlihat menarik dan elegan dalam memberikan sebuah informasi secara detail.
Sebagian orang, dalam membuat kop surat bukanlah hal yang gampang. diperlukanskill dalam mendesain yang berkualitas dan penempatan logo yang di perlukan yang baik supaya terlihat bagus dan menarik. Berikut ini dapat saya berikan 40 contoh kop surat yang dapat kamu jadikan sebagai bahan referensi dalam pembuatan kop surat yang kamu butuhkan, adalah sebagai berikut.
1. Contoh Kop Surat Hukum
2. Contoh Kop Surat Instansi Kursus
3. Contoh Kop Surat Lembaga Mahasiswa
4. Contoh Kop Surat Koperasi
5. Contoh Kop Surat Universitas
6. Contoh Kop Surat Instansi Swadaya Masyarakat
7. Contoh Kop Surat Perusahaan Electronik
8. Contoh Kop Surat Sekolah Swasta
9. Contoh Kop Surat Sekolah Negri
10. Contoh Kop Surat Karang Taruna
11. Contoh Kop Surat Rukun Warga
12. Contoh Kop Surat Pertamina
13. Contoh Kop Surat Osis
14. Contoh Kop Surat Ekspedisi
15. Contoh Kop Surat Pesantren
16. Contoh Kop Surat Bengkel
17. Contoh Kop Surat Ukm
18. Contoh Kop Surat Pemerintah
19. Contoh Kop Surat Perikanan
20. Contoh Kop Surat Rumah Sakit
21. Contoh Kop Surat Palang Merah Remaja
22. Contoh Kop Surat Palang Merah Indonesia
23. Contoh Kop Surat Bea Cukai
24. Contoh Kop Surat Perdagangan
25. Contoh Kop Surat Panti Asuhan
26. Contoh Kop Surat Periklanan Online
27. Contoh Kop Surat Pengadilan
28. Contoh Kop Surat Kehutanan
29. Contoh Kop Surat Dinas Tenaga Kerja
30. Contoh Kop Surat Tour And Travel
31. Contoh Kop Surat Pertanian
32. Contoh Kop Surat Bidan
33. Contoh Kop Surat LSM
34. Contoh Kop Surat Notaris
35. Contoh Kop Surat Dinas Pariwisata
36. Contoh Kop Surat Hak Asasi Manusia
37. Contoh Kop Surat Majelis Ulama Indonesia
Baca Juga : Contoh Surat Pengunduran Diri
38. Contoh Kop Surat Ekspor Dan Impor
39. Contoh Kop Surat Lamaran Kerja
40. Contoh Kop Surat Transportasi
Kesimpulan Dan Pentingnya Kop Surat
Ada banyak sekali perusahaan, lembaga, organisasi , dan instansi dalam pemerintahan yang berjalan di Indonesia. Semuanya itu pasti mempunyai karakter dan identitas masing – masing. Identitas tersebut dapat dipakai agar kepentingan apa saja, yang mewakili pada sebuah perkumpulan atau kelompok tersebut.
Tidak terkecuali dengan penggunaan surat, setiap perusahaan dan yang lainnya pasti harus dapat memperlihatkan identitas masing – masing. Jadi, penerima surat juga harus tahu siapa sang pengirim surat tersebut walaupun masih hanya membaca pada posisi bagian atas dari surat tersebut.
Dalam sebuah kop surat, umumnya kita dapat menemukan gambar logo, nama perusahaan ataupun sebuah instansi, alamat, nomor telepon, bahkan sampai alamat website. Memang perlu untuk dapat di anggap kalau tidak semua perkumpulan atau kelompok demikian mempunyai website tersendiri. Semua informasi tersebut dapat disusun secara baik dan rapi supaya mudah untuk dapat dilihat.
Sudah tidak asing lagi banyak dari berbagai macam perusahaan ataupun lembaga yang berusaha agar dapat membuat kop surat sebagus mungkin. Bahkan sudah tidak jarang juga mereka harus membayar desainer agar dapat membuatkan satu kop surat saja dengan bayaran yang cukup mahal. melihat dari sebuah kasus tersebut, maka kita sudah dapat memahami betapa wajibnya kop surat bagi pihak perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi.
Itulah yang dapat saya sampaikan terkait dengan artikel ini yang sudah membahas tentang 40 Contoh Kop Surat Secara Lengkap dalam pembuatan kop surat secara lengkap yang sudah saya bagikan, semoga bisa menjadi bahan refrensi kamu untuk membuat kop surat dan dapat menambah ilmu pengetahuan kamu dalam membaca artikel ini, semoga bermanfaat, Terimakasih.
