√ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap

Diposting pada
√ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap
5 (100%) 15 vote[s]

√ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap Hai sobat sarjanaekonomi.co.id jumpa lagi dalam artikel kesayangan Anda.

Pada pembahasan kali ini, akan membahas mengenai Standard Operating Procedure (SOP). Untuk lebih jelasnya mari simak pembahasannya secara lengkap di bawah ini.

 

√ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap
√ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap

 

Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

 

Standar Operasional Prosedur atau yang dapat disingkat juga dengan SOP merupakan sebuah dokumen yang berkaitan dengan berbagai prosedur yang harus dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk dapat memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Setiap perusahaan yang bagaimanapun suatu bentuknya dan apapun jenisnya, yang membutuhkan sebuah panduan untuk dapat menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan.

Standar Prosedur Operasional (SPO) ini juga merupakan salah satu sistem yang disusun untuk dapat memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini juga berisi urutan dari suatu proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

 

 

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

 

1. Tjipto Atmoko

SOP yakni salah satu pedoman atau acuan untuk dapat melakukan berbagai tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja dari sebuah instansi pemerintah maupun non-pemerintah dan usaha maupun non-usaha.

Berdasarkan berbagai indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan suatu sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

 

2. Sailendra

SOP yaitu suatu panduan yang dapat digunakan untuk bisa memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

 

3. Moekijat

SOP ialah sebuah urutan dari berbagai langkah-langkah atau dari pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, yang di mana pekerjaan tersebut dapat dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan di mana melakukannya, serta siapa yang melakukannya.

 

4. Istyadi Insani

SOP merupakan salah satu dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dapat dibakukan tentang berbagai proses-proses pada penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, dan waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, serta aktor yang berperan dalam kegiatan.

 

5. Laksmi

SOP yaitu salah satu dokumen yang ada kaitannya dengan beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk bisa memperoleh suatu hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

 

 

Tujuan SOP

 

  1. Menstandarisasikan sebuah hasil pekerjaan.
  2. Mencapai suatu hasil pekerjaan yang efektif dan efisien.
  3. Sebagai suatu pedoman kerja seluruh karyawan, termasuk pekerja dan atasan.
  4. Dapat digunakan juga sebagai parameter penilaian mutu.
  5. Mengurangi suatu risiko yang terjadinya kegagalan suatu pekerjaan.
  6. Untuk dapat mendeskripsikan alur, tugas, dan wewenang dari masing-masing pihak terhadap pekerjaan.
  7. Sebagai sebuah dokumen acuan jika terjadi kesalahan atau malpraktik.
  8. Dapat digunakan sebagai salah satu bahan pelatihan pegawai baru.

 

 

Fungsi SOP

 

  1. Membantu untuk dapat memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim atau unit kerja.
  2. SOP ini dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat bila terjadi penyimpangan.
  3. SOP dapat berfungsi untuk dapat memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh para pegawai.
  4. SOP ini juga dapat memberikan suatu arahan kepada para pegawai agar saling menjaga suatu kedisiplinan dalam bekerja dan berfungsi sebagai sebuah pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas.

 

 

Manfaat SOP

 

  1. SOP yang baik akan menjadikan sebuah pedoman bagi pelaksana, menjadi suatu alat komunikasi dan pengawasan dan dapat menjadikan pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten
  2. Para pegawai akan jauh lebih memiliki kepercayaan diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dapat dicapai dalam setiap pekerjaan.
  3. SOP ini juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa juga digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

 

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008) yakni sebagai berikut :

 

  1. Sebagai standarisasi cara yang dapat dilakukan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  2. SOP ini membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan dapat mengurangi keterlibatan para pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan dapat mendokumentasikan sebuah tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan sebuah ukuran standar kinerja yang akan dapat memberikan seorang pegawai cara konkret untuk dapat memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan berbagai bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan sebuah kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan berbagai pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari suatu tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu sebuah penelusuran terhadap berbagai kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin suatu proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi.

 

 

Prinsip SOP

 

  • Konsisten
    SOP ini harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam suatu kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

 

  • Komitmen
    SOP ini juga harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari berbagai level yang paling rendah dan tertinggi.

 

  • Perbaikan Berkelanjutan
    Pelaksanaan SOP juga harus terbuka terhadap berbagai penyempurnaan-penyempurnaan untuk dapat memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

 

  • Mengikat
    SOP juga harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan sebuah tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.

 

  • Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting
    Seluruh pegawai mempunyai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang sudah distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak bisa melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu dari keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada suatu proses penyelenggaraan pemerintahan.

 

  • Terdokumentasi Dengan Baik
    Seluruh prosedur yang telah distandarkan juga harus didokumentasikan dengan sangat baik, sehingga dapat selalu dijadikan suatu referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

 

 

Jenis – Jenis SOP (Standar Operating Procedure)

 

1. Jenis SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

 

  • SOP Teknis
    SOP Teknis merupakan berbagai prosedur standar yang sangat rinci dari berbagai kegiatan yang dapat dilakukan satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

 

  • SOP Administratif
    SOP Administratif yakni salah satu prosedur standar yang bersifat umum dan juga tidak sangat rinci dari suatu kegiatan yang dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

 

2. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan

 

  • SOP Generik
    SOP Generik (umum) yakni salah satu SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya yang relatif memiliki kesamaan baik dari berbagai kegiatan yang di SOP kan ataupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.

 

  • SOP Spesifik
    SOP spesifik (khusus) ialah suatu SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya yang relatif memiliki perbedaan dari berbagai kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.

 

3. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan

 

  • SOP Mikro
    SOP Mikro yaitu salah satu bagian dari SOP (SOP makro) atau SOP yang pada suatu kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

 

  • SOP Makro
    SOP Makro ini dapat mencakup beberapa SOP mikro yang dapat mencerminkan sebuah bagian dari berbagai kegiatan tersebut atau SOP makro merupakan suatu integrasi dari beberapa SOP mikro yang dapat membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

 

4. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

 

  • SOP Final
    SOP final yaitu salah satu SOP yang berdasarkan suatu cakupan kegiatannya yang sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

 

  • SOP Parsial
    SOP parsial merupakan sebuah SOP yang berdasarkan suatu cakupan pada berbagai kegiatannya yang belum menghasilkan suatu produk utama paling akhir sehingga kegiatan ini masih mempunyai suatu rangkaian kegiatan lanjutan yang dapat mencerminkan produk utama akhir.

 

 

Format Pembuatan SOP Secara Umum

 

1. Simple Steps (Langkah Sederhana)
SOP dengan format ini yakni suatu bentuk sop yang paling sederhana dan juga digunakan ketika sebuah prosedur hanya memiliki suatu kegiatan dan pengambilan keputusan yang sedikit.

 

2. Hierarchical Steps (Tahapan Berurutan)
Tipe format ini ialah sebagai pengempangan dari simple steps. Digunakan ketika sebuah prosedur yang disusun memiliki 10 langkah atau lebih dan juga memerlukan informasi yang lebih detail.

Namun hanya membutuhkan pengambilan sebuah keputusan sedikit. Langkah-langkah yang sudah dapat diidentifikasi kemudian dapat dijabarkan kedalam sub langkah secara rinci.

 

3. Graphic (Grafik)
Format ini juga dapat digunakan ketika prosedur mempunyai sebuah susunan kegiatan panjang dan spesifik. Proses- proses yang panjang kemudian dijabarkan ke beberapa sub-sub proses yang lebih pendek yang berisi beberapa langkah.

Format grafik ini juga digunakan ketika menyusun sebuah prosedur yang memerlukan foto atau gambar dan umumnya digunakan untuk pemohon atau juga pelaksana eksternal organisasi.

 

4. Flowchart (Diagram Alir)
Format flowchart ini digunakan ketika SOP memerlukan pengambilan suatu keputusan yang kompleks atau banyak.

Dan membutuhkan sebuah opsi alternatif jawaban seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak, benar atau salah dan seterusnya yang dapat mempengaruhi sub langkah selanjutnya dari proses.

Penggunaan format diagram alir ini juga melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart) untuk dapat menggambarkan proses. Seperti pada simbol kotak (process), anak panah (arrow), belah ketupan (decision) dan sebagainya.

 

 

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

 

1. Tahapan Persiapan
Dalam pembuatan SOP berskala besar di sebuah perusahaan, dapat dibutuhkan sebuah tim yang berasal dari setiap unit kerja di berbagai level.

Pada skala yang jauh lebih kecil pembuatan sop dapat dikerjakan oleh sebuah tim kecil atau personal dengan melakukan berbagai hal seperti berikut ini :

  • Identifikasi Kebutuhan
  • Pengumpulan Data
  • Melakukan Analisis Prosedur
  • Melakukan Pengembangan

 

2. Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)
Pada suatu tahapan ini pembuat SOP dapat juga menentukan format SOP apa yang akan diterapkan, berapa jumlah SOP yang akan dibuat serta juga ruang lingkup dari standar operasional itu sendiri.

 

3. Pengembangan SOP
Sebagai sebuah standar yang nantinya akan dijadikan sebuah acuan proses pelaksanaan kegiatan keseharian organisasi ataupun perusahaan.

Pembuatan sop ini tidak bisa langsung sekali jadi. Ia akan membutuhkan revisi berulang sampai akhirnya nanti menjadi sebuah sop yang reliabel, valid dan dapat diterapkan.

 

4. Penerapan SOP
Setiap petugas pada pelaksanaan juga harus diberi tahu tentang sop hasil pembuatan baru atau bagi pengembangan beserta dengan alasan perubahannya.

Salinan sop ini dapat disebarluaskan dan harus dipastikan setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP.

 

5. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP
Hasil dari sop yang sudah dibuat ini harus terus dipantau pelaksanaan penerapannya. Masukan-masukan yang datang dari sebuah upaya monitoring ini akan berharga sebagai sebuah bahan evaluasi dan penyempurnaan standar operasional yang ada di masa yang akan datang.

 

 

Contoh SOP

 

Prosedur Penggunaan Alat Pemadam Kebakaran

  1. Tarik Pin yang terdapat pada tabung pemadam.
  2. Arahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api.
  3. Kemudian tekan tuas tabung pemadam
  4. Semprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dengan cara disisir atau disapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

 

Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Standard Operating Procedure (SOP) : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Prisnsip, Manfaat dan Cara Membuatnya Terlengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan serta ilmu pengetahuan bagi yang membacanya. Terima Kasih.

 

Baca Juga Artikel :

Baca Juga :  √ Supervisor : Pengertian, Fungsi, Tugas, Ciri - Ciri, dan Jenis Kegiatannya Terlengkap

Baca Juga :  √ Manajer : Pengertian, Fungsi, Etika, Keterampilan, Tingkatan, dan Peranannya Terlengkap

Baca Juga :  √ Badan Usaha : Pengertian, Faktor, Jenis, Perbedaan dan Fungsi Terlengkap

Baca Juga :  √ Perusahaan : Pengertian, Jenis, Unsur dan Bentuknya Terlengkap