√ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap

Diposting pada
√ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap
5 (100%) 15 votes

√ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap Hai sobat sarjanaekonomi.co.id jumpa lagi dalam artikel kesayangan Anda.

Pada pembahasan kali ini, akan membahas mengenai Arsip. Untuk lebih jelasnya mari simak pembahasannya secara lengkap di bawah ini.

 

√ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap
√ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap

 

Pengertian Arsip

 

Arsip dalam bahasa Belanda disebut sebagai “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut dengan “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.

Kemudian kata “arche” ini juga berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” ini berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”.

Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut sebagai “Archivum” yang dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

Arsip secara umum merupakan sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Yaitu sebagai pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat atau warkat yang dapat diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih untuk diperlukan.

 

 

Fungsi Arsip

 

  • Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
  • Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
  • Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
  • Sebagai alat bukti tertulis suatu hal.
  • Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

 

 

Karakteristik Arsip

 

  • Unik – Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan, arsip berbeda dengna buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Menurut konteksnya arsip memiliki kronologi yang unik yang selalu merpakan satu-satunya produk. Adapun duplikasi arsip memiliki ari berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
  • Legal – Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Reliable – keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
  • Otentik – Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima. dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, serta memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya.
Baca Juga :  √ 20 Pengertian BEP Menurut Para Ahli Terlengkap

 

 

Peranan Arsip

 

  • Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah dari naskah tertentu.
  • Sebagai salah satu sumber dokumentasi, arsip juga dapat digunakan pemimpin suatu organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
  • Sebagai suatu bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

 

 

Tujuan Arsip

 

  • Untuk dapat menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
  • Untuk bisa menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Untuk dapat memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk bisa lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

 

 

Unsur – Unsur Arsip

 

  • Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini juga senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contohnya yaitu : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.
  • Arsip Statis yaitu salah satu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk sebuah perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang sangat abadi, contoh : Teks Proklamasi.

 

 

Nilai Guna Arsip

 

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan salah satu jenis arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut.

Nilai guna primer ini meliputi:

  • Nilai Guna Administrasi
    Nilai guna administrasi bermakna bahwa arsip dijadikan sebagai kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan. Hal ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
  • Nilai Guna Keuangan
    Suatu arsip dapat dikatakan memiliki nilai guna keuangan apabila arsip tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
  • Nilai Guna Hukum
    Suatu arsip yang dapat memberikan segala informasi yang dapat digunakan sebagai salah satu bahan pembuktian dalam bidang hukum.

Dengan kata lain, arsip yang memiliki suatu hak dan kewajiban baik itu dalam jangka pendek ataupun panjang, untuk para pegawai suatu instansi pemerintahan ataupun swasta yang terdapat dalam sebuah kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.

  • Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
    Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
Baca Juga :  √ Manajemen Personalia : Pengertian, Tugas, Fungsi, Tujuan, dan Aktivitas Terlengkap

 

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang dapat memiliki nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk suatu kepentingan perusahaan ataupun umum dan berguna dalam menjadi salah satu bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.

Nilai guna sekunder meliputi sebagai berikut :

  • Nilai Guna Kebuktian
    Arsip berfungsi untuk dapat menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan serta suatu fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang dapat dilakukan.
  • Nilai Guna Informational
    Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi sebuah penelitian dan sejarah.

 

 

Macam – Macam Arsip

 

1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya

  • Arsip Kepegawaian contohnya seperti pada daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
  • Arsip Keuangan contohnya seperti suatu laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
  • Arsip Pemasaran contohnya seperti pada surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
  • Daftar Pendidikan contohnya seperti suatu kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

 

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

  • Surat contohnya : naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian
  • Perusahaan ialah surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
  • Pita rekaman
  • Mikrofilm
  • Disket
  • Compact disk
  • Flash disk

 

3. Arsip Menurut Nilai Gunanya

  • Arsip Bernilai Informasi contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan dan undangan
  • Arsip Bernilai Administrasi contohnya seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
  • Arsip Bernilai Hukum contohnya seperti suatu akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
  • Arsip Bernilai Sejarah contohnya saja seperti laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa.
  • Arsip Bernilai Ilmiah contohnya seperti sebuah hasil penelitian.
  • Arsip Bernilai Keuangan, contohnya seperti suatu kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.
  • Arsip Bernilai Pendidikan contohnya seperti pada sebuah karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

 

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

  • Arsip Tak Berguna contohnya saja seperti surat undangan dan memo.
  • Arsip Berguna contohnya seperti suatu presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.
  • Arsip Penting contohnya seperti sebuah surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.
  • Arsip Vital contohnya seperti pada sebuah akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah atau bangunan dan ijasah.
Baca Juga :  √ Pasiva : Definisi Akun Pasiva dan Penjelasan Terlengkap

 

5. Arsip Menurut Fungsinya

  • Arsip Dinamis yaitu salah satu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
  • Arsip Statis yaitu sebuah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

 

6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

  • Arsip Pusat yaitu suatu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
  • Arsip Unit yaitu salah satu arsip yang berada di unit-unit organisasi.

 

7. Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

  • Arsip Asli yaitu suatu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau juga  dokumen utama.
  • Arsip Tembusan yaitu salah satu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana pada suatu proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
  • Arsip Salinan yaitu sebuah dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen yang asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

 

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

  • Arsip Autentik yaitu salah satu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
  • Arsip Tidak Autentik yaitu sebuah arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

 

Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Arsip : Pengertian, Fungsi, Karakteristik, Macam dan Tujuan Terlengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan serta ilmu pengetahuan bagi yang membacanya. Terima Kasih.

 

Baca Juga Artikel :